Chapter 01
先釐清：你要省的是哪一段時間？
大多數人以為省的是「寫作時間」。 其實更常省的是「找資料＋整理」。
你可以用三類任務判斷：
- -需要改寫的（公文、信件、公告）
- -需要整理的（會議紀錄、訪談重點、SOP）
- -需要彙整的（制度條文、專案進度、學習筆記）
如果你的任務多落在這三類。 AI 輔助通常會立刻有感。
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Chapter 02
實務工作流：輸入標準化，輸出規格化
1）先做「任務卡」
每次丟給 Claude 或 Codex 前。 先把任務寫成同一個格式。
建議你固定包含：
- -目的：要達成什麼（例如：通知、追蹤、說明）
- -受眾：誰看（例如：主管、客戶、內部同仁）
- -內容來源：你提供哪些材料（貼上原文、重點、連結）
- -限制條件：字數、語氣、是否要留欄位
你會發現。 同一個任務，用不同寫法丟給 AI，結果差很多。
2）要求「輸出長相」
AI 最常失手不是內容錯。 是你拿回來還要再整理。
所以你要在提示詞裡要求輸出格式，例如：
- -先給 5 點摘要
- -再給可直接貼上的段落
- -最後列出「需要你補的資訊」
這樣你不會拿到一大坨文字。 你會拿到可用的結構。
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Chapter 03
三個最常用的行政模板（可直接照抄）
模板 A：信件/公告改寫
你只要提供：原文＋想要的語氣＋收件對象。
提示詞可以這樣下：
- -你是行政助理。
- -請把以下內容改成「正式但不僵硬」的公告。
- -先列出重點，再給完整版本。
- -保留所有關鍵日期與責任單位。
常見錯誤是： 你只貼原文，沒告訴 AI「要不要溫度」。 結果可能太冷或太客套。
模板 B：會議紀錄整理成可追蹤清單
你提供：逐字稿或重點筆記。
輸出要求這樣寫：
- -請整理成「決議」「待辦」「風險/疑問」三欄。
- -每個待辦要包含：負責人、截止時間、下一步。
- -若資訊不足，請用【需要補充】標註。
實務上最省的是最後那一步。 因為你不用自己猜缺什麼。
模板 C：SOP/制度條文變成流程步驟
你提供：條文截圖文字或條款段落。
輸出要求：
- -先用白話解釋這段在做什麼。
- -再列出流程步驟（輸入→判斷→輸出）。
- -最後列出常見例外情況。
這類任務很適合用 Claude。 因為它擅長把文本拆成可閱讀的邏輯。
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Chapter 04
知識管理：把「學到的」變成「能被重用的」
很多人做筆記。 但筆記最後只會被自己看過一次。
真正能重用的筆記通常長這樣：
- -問題是什麼
- -你怎麼判斷
- -你用的格式或模板
- -什麼情況不要用
你可以用 Codex 或 Claude 做「筆記重寫」。 把你原本碎片化的文字，改寫成上面這種結構。
一個我常用的流程
- -每週挑 3 件你做過的行政/專案任務
- -把過程用 10 行內寫出來
- -丟給 AI 生成「可重用版本」
- -最後你只要存成一頁（或一份文件）
成本很低。 但累積會很快。
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Chapter 05
提示詞技巧：讓 AI 不要亂猜
真正的問題是： AI 常常會把「缺資料」補成「看起來合理」。
所以你要要求：
- -只根據我提供的內容
- -不確定就標註【需確認】
- -不要編造日期、金額、法規條號
這幾句很關鍵。 尤其你在做行政流程、合規或對外溝通時。
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Chapter 06
適用情境 vs 不適用情境
比較適用
- -文字改寫與語氣調整
- -會議內容整理成清單
- -把制度/規範變成步驟
- -把散亂筆記整理成結構化摘要
比較不適用
- -需要你負責的最終承諾（例如：合約條款、最終金額）
- -必須精確引用條文原文的法律判讀
- -需要你內部系統的即時資料（除非你把資料先整理好再貼入）
AI 可以幫你快。 但責任仍在你。
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Chapter 07
成本與風險：怎麼用才不會「省了又補」
你可以用兩個策略降低返工：
- -先用「小輸出」測試：例如先要 5 點摘要
- -再要求完整版本：確認語氣與結構後再擴寫
另外。 把敏感資訊先遮掉或改寫成代稱。 不要把內部機密原文直接整段丟進去。
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Chapter 08
留一句話當作你接下來的判斷點
下一步你可以做的其實很簡單。
從今天開始。 挑一件你最常做的行政任務。 把它固定成一張「任務卡」。
然後只改兩件事：
- -輸入格式固定
- -輸出長相固定
當你做到這兩點。 Claude 或 Codex 就不只是工具。 而是你自己的行政流程外掛。
